文档介绍:浅析秘书的挡驾艺术
谭亮:浅析秘书的挡驾艺术
浅析秘书的挡驾艺术
摘要:“挡驾”,是指秘书人员为保证领导集中精力想大事、抓大事,对领导日常工作 中无关紧要或关系不大的人和事进行鉴别和剔除的一种把关性措施。在实际工作的开展 中,秘书人员要注意讲究工作艺术,讲究挡驾技术技巧,“过滤” 一些来电来访,以免浪 费领导时间,给其带来工作干扰。做好了挡驾工作,可以帮助领导节约宝贵的时间,可以 帮助领导摆脱繁杂事务的纠缠,可以帮助领导陷入无谓的纠纷之中,以便领导把精力放在 主要工作上。
关键字:挡驾;秘书;艺术;技巧
为了保证领导能集中精力考虑一些大事要事,或者协助领导处理一些他们不想处理的事 情,秘书必须给领导“过滤”;过滤的言外之意就要给领导“挡驾”。给领导'挡驾’, 一是因为领导太忙,二是领导可能有苦衷;所以,“挡驾”不是为了断绝外交关系,而是 为了取得对方的谅解。给领导挡驾是一件千万不能掉以轻心的事。如果挡错了,肯定要挨 骂,如果你不挡,更要挨骂。比如,有些客人虽没有提前约好,但他找领导谈的事很重 要。你就要首先问清楚客人的身份,问清身份以后,问他来访的目的是什么。一般的客人 都会详尽地告诉你,他来找领导有什么事情。如果领导正在开会,你就要根据他所要谈的 事情的性质,决定接待的方法。如果只是一般的业务,就把他介绍给具体的业务部门;如 果他来谈的事情的确很重要,就要请他在接待室稍等,自己以“我去找一下领导”为由, 进去向领导请示;如果领导正在开会,就写张纸条递进去,请领导决定见与不见。当然也 有客人情绪比较激动,架子比较大,直接要见领导。这时候,作为秘书,态度一定要 好,不管客人说话多冲,你的态度还是要热情和亲切。不管用什么方法挡驾,在拒绝之 前先要倾听,尽可能地让对方把处境与需要讲得更清楚一些。耐心地倾听能让对方产生被 尊重的感觉,当你婉转表明自己拒绝的立场时,尽量做到不伤害他,而且不会让人觉得你 在应付了事。总而言之,秘书要在“挡驾”之后还能保持与各方面的良好关系,因此,秘 书在运用各种方法挡驾时,必须诚实。如果“挡驾”时给人一种耍小聪明,为人不诚实的 感觉,事后去补救就相当困难了。也许正是由于这个原因,现在社会普遍认为,秘书的这 种“撒谎”并不算欺骗;从某种意义上讲,它已经成为秘书必备的职业技能。下面,我们 就来看一下李秘书的挡驾经历吧。
年底,雅培公司的李秘书正在为10分钟后总经理主持召开的会议准备资料。此时,电 话铃响了,在铃响第二声时拿起电话“您好!雅培公司总经理办公室,很高兴为您服务, 您需要我做什么? ”“您好!麻烦找王总,我叫朱磊,是朝阳广告公司业务经理李1
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秘书听着他的自我介绍,判断这电话不是经理正在等的电话,也不是紧急要事。于是她 说:“很抱歉,王总现在正在开会,请您留下回电号码,我会将电话记录转达给王总 的。”可对方非要找王总不可,于是,李秘书只能跟对方说:“那您稍等一下,我尽量和 王总取得联系,告诉他您的情况,可以吗?”朱磊表示可以。李秘书轻轻放下话筒,到总
经理办公室将此事汇报给王总,王总听后,告诉她,曾在一次交易会上见过此人,印象不 佳,不想和他有生意上的来往。李秘书当然不能对朱磊“直言相告”。“朱先生,真对不 起,王总正在开一个高层领导会议,我不方便进去打扰,年底的