文档介绍：出口贸易操作流程指引职能管理及流程说明
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出口贸易操作流程指引职能管理及流程说明
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出口贸易操作流程指引职能管理及流程说明
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本文作为国际贸易部管理试行方案附件 01,国际贸易部出口流程图作为附件
02。
针对自身企业条件状况 ,以 “国际贸易部管理试行方案 ”为基础 ,对部门职能管理
及流程 ,进行注释。
职能管理
一、部门工作基本职能管理
.外贸部分业务组和单证组 , 两者形成外贸团队共同协作完成公司的出口业务和
相关外贸工作的服务。在公司创业初期 ,由于业务量不大 ,可以一人多职 ,比如业务员
可以负责单证的处理。
外贸部所需单据将统一格式 ,订单合同编码、单据编码等等使用统一编号 ,订单
合同编码及单据编码在 “订单合同编码登记册 ”及 “单据编码登记册 ”中提取并签名记
录 ,以便查询有据。
.业务组主要职责为 :
(1 积极开展市场调查、分析和预测 ;做好市场信息的收集、整理和反馈 ,掌握市
场动态 ,及时上报部门经理 ;
(2 业务组人员负责制作产品电子目录 ,并根据产品更新及时更新目录 ;
(3 配合制定出口销售计划及提出建议 ,完成公司预定出口目标 ;
(4 负责市场开拓与配合公司宣传工作 (如展会、网站 ,努力拓宽业务渠道 ,不断扩
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大公司产品的市场占有率 ;及时回复客户的传真和 ,要求当天的函件必须在当天给予
回复 ,如果工作量较大也要给出相关回应以体现公司的形象 ;(5 与客户洽谈直到形成
订单合同 ,配船订舱协调好货物装船时间和提单出证要求 ;将订单信息反馈给单证组
要求单证组按具体要求出具相关单据 ,并负责整个订单的全局跟踪 ;
(6 负责出口单据的最后审查工作 ,并提示财务部做银行交单记录 ;
(7 负责做好产品的售后服务工作 ,增进客户关系 ,及时解决客户的问题 ,并将产品
质量信息及时反馈到市场部和品管部 ;提高客户满意度 ,增强企业信誉 ;
(8 负责出口应收帐款资金的回收工作 ,及时跟踪货款到帐日的应收情况 ,提醒单
证组及时取得银行水单并交付财务部进行出口核销工作 ;
(9 协助单证组做好基本资料归档工作 ,并对资料信息和整理工作作应有的指导 ;
(10 负责编制出口统计报表。做好出口统计核算基础管理工作 ,建立健全各种原
始记录、统计台帐 ,及时汇总填报年、季、月度出口统计报表。
,主要职责为 :
(1 做好基本资料归档工作 ,要求对客户资料、报价单、订单合同 (包含出口合同
下的一切单据备份进行清晰的分类 ,作为后来做客户跟踪、查询、统计的有效资
料;
(2 配合业务组缮制和准备相关出口单据 :危包证 (可选、出口报关单、代理报关
委托书、核销单、产地证、保险单、发票、装箱单、质检单、船证明、提单、汇
票、银行交单申请书等必备单据 ;
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(3 及时跟踪已完成订单的银行结汇情况 ,反馈给业务组 ; 已结汇的订单 ,及时取得
水单等相关单据交财务部签收进行出口核销和退税工作 ,如有支付国外佣金的订单 ,
还要进行佣金的支付工作 ;
(4协助业务组处理相关办公室工作 ,如:业务组人员不在接听电话留口讯 ,接发传
真,叮嘱发货 , 邮寄样品 ,查询等工作。
二、出口流程管理
.业务组先与部进行数量、质量和交期的沟通 ,再从 “订单合同编码登记册 ”取得
外销合同号码并由经理审核确认后与客户签定 “订单合同 ”;
.业务组发送 “备货通知书 ”给,提示出货时间、数量和质量要求 ;同时催促客户
支付预付款或开立信用证（可选 ,注意的是应先在客户开证前与其沟通商定好信用证
条款 ,以防产生不必要的风险及费用 ;
.业务组取得出货通知 ,及时和货代联系订舱 ,按要求发送 “货运委托书 ”取得 “进
仓通知书 ”; 发送 “发货通知书 ”到储运部 ,以及备好 “进仓通知书 ”等随货文件 ,列明详细
的产品数量、指标、唛头、发货时间、地点、联系人和联系方法 ;
.业务组将订单出货信息或信用证要求详细反馈给单证组 ,让其准备缮制单据的
基本工作 ;
.单证组协同 “出口报关单 ” ,代理报关委托书“