文档介绍：中小企业ERP应该是一团面吗
ERP在中小企业的实施为何屡屡受挫?经过业界广泛的溯根探源,百家争鸣之后,“处于快速成长期的中小企业管理水平普遍不高,不够规范,存在复杂、多变的需求,他们需要十分灵活的软件产品”渐成主流声音,这种论调的支持者认为:ERP就应该像团面,想把它揉成方的,它就是方的,想把它揉成圆的,它就是圆的。难道中小企业的ERP软件真应该灵活得像一团面吗?
溯源
下面,两个案例可以佐证“ERP灵活论”诞生根源及其潜在的风险。
“ERP灵活论”的产生源于中小企业ERP软件不够灵活,无法100%满足企业的业务流程。例如,采购单是ERP系统中设定应收账款的结算依据,即要求供应商在整个采购单送货结束后结算账款,这也是目前企业普遍采用的实务运作方式。但可能某些中小企业的采购人员就会指出,这样的流程不够灵活,能否同时考虑直接按发货单结算。因为,中小企业常常需要紧急采购,采购人员总是直接要求厂商先进货,而每次进货对于企业来说相当于下了采购单,能否在该种情况下先按照进货单请款,然后再补采购单。乍听,合情合理,但是按照这个逻辑来说,该企业就不再需要采购单,可以直接拿进货单当采购单。如此一来,企业的采购业务就失去了监督机制,采购人员可全权决定企业进什么货,进多少,什么时候进。那么,一方面,货物入库后结算前,应该马上补开采购单让相应的主管确认,否则,可能等到结算时,主管还没有实际的需求凭证(即采购单)了解采购各项目的具体情况,企业由此失去监控机制。另一方面,即便决策者签请款时,觉察有什么不妥时,但货物已经入库,甚至已使用了,已成既定事实,企业损失无可挽回了。可见,如果ERP灵活到可以满足企业这样的流程,并不见得是好事。
另外一个典型的案例,即允许负库存。现在多数ERP软件都提供了是否允许负库存的参数选择,但这是财务软件需求下的产物,并不适应ERP的应用。在企业仅仅运用财务软件情况下,仓库管理系统其实只是仓库会计的做账工具,并不是真正用来管理仓库物料的进出控制。因此,仓库电脑账并不能实时反映真实的库存数量,而由于财务做账永远无法跟上仓库实务的进出速度,并有可能是出库单据叠放在入库单据之上,财务做账时先录入了出库单,而后再录入进货单。如此一来,由于负库存在财务账上是较常出现的现象,因此允许负库存在财务软件应用下变得理所当然。但是在企业应用了ERP后,仓库系统就应该要由仓管人员直接控制,并要求真实准确地反映库存的实际状况,否则,随之的MRP运算结果就会是垃圾。在ERP系统中,整个系统实施成功与否取决于仓库数据的准确性。当企业决策层在ERP参数中选择了不允许负库存,但部分员工却嚷嚷说这无法实现时,通常情况下,只有两种可能:一是企业对于库存异动单据录入岗位没有明确,或者相应的规章制度没有定义好。二是该员工的心态没有摆正。
就今天来看,许多中小企业ERP软件在融入先进管理思想的前提下,提供了非常灵活的自定义流程,满足中小企业复杂、多变的运用流程。但在ERP的应用中,如果对某单一业务流程企业已经选定了某个特定流程后,绝不应该允许运作时仍然存在多种自由的实现方式。这就好比是ISO,企业推行ISO的本意,是希望企业运作依据既定的流程执行,并将业务流程进行详尽的记录,以此提高企业各项业务的可追溯性与可改善性,ERP的出发点和此完全一致。因此,ERP绝不应该是一