文档介绍：会务作业流程参照表叶予舜
会务作业流程参照表
序
办理流程责任人主要工作内容及要求备注
号
根据领导指示,协调有关部门,成立会务工作组。
◎争取做到每个员工
1 会前协调办公室主任◎充分了解会议主题; 明确自己的责任和
位置;
◎明确会务总指挥及会务工作分工。
起草会议邀请函◎注意与领导及时沟
2 秘书◎会议时间、地点、内容、议程、参会人员等安排。
(稿) 通会议议程;
◎审核会议安排是否妥当; ◎必要时可会议讨
3 呈办公室主任审核秘书
◎审核通知行文是否准确。论;
4 呈领导审核、签发秘书◎签发会议邀请函。
◎格式规范;
◎附件齐全; ◎办公室负责检查,
5 制作正式邀请函秘书
◎份数合理; 送领导审阅;
◎盖章正确。
◎及时发出邀请函;
◎《邀请函发放登记
6 发出正式邀请函办公室◎发放范围准确; 表》,专门人员进
行登记;
◎邀请人员名单提前确定。
◎及时收集、汇总参会回执;
◎明确到会时间; ◎司机、车辆分工明
7 明确参会人员办公室
◎确定参会人员名单; 确;
◎订车、订房、订餐。
◎讲话稿;
◎新闻稿、会刊
秘书及信息◎秘书呈送领导审阅
8 会议资料准备◎会议口号、标语
部资料;
◎议程、项目资料
◎会议口号、标语
◎手机保持畅通
9 会务工作组通讯录办公室◎每人一份;
◎人员随时待命
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会务作业流程参照表叶予舜
序
办理流程责任人主要工作内容及要求备注
号
◎提前预定会场、安排餐会地点。◎与领导协商确定地
10 会场及餐会预定办公室
◎协调好会议服务人员点;
◎礼品规格◎是否需要与领导协
11 会议礼品办公室
◎发放方式商;
◎纸、笔
◎相机、录音笔◎尽量多准备,宁多
12 会议其他用品办公室
◎电脑、U盘务少;
◎投影、光盘
应提前一周对会议各项准备工作的进度情况进行检查
。内容包括:
◎会议材料准备进展;
◎场景(天幕、会标、鲜花、横幅、彩旗等);
◎领导座位安排(台上、台下,姓名牌摆放等);
◎出席领导落实;
◎颁奖席、记者席安排(如需要);
◎灯光、音响、录音、多媒体;
◎饮料;
会务总指挥◎空调;
13 会前准备◎安排会场布置人员
及会务人员
◎电子设备;
◎签到布置;
◎安全保卫;
◎车辆安排及交通指示;
◎天气情况掌握及相关用品准备;
◎就餐及食品卫生检查安排;
◎礼仪策划及彩排安排;
◎对起火、爆炸、人群拥挤、天气突变、重要领导迟到
等可能出现的紧急突发事件应急预案的制定;
◎会场工作职责分工。
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会务作业流程参照表叶予舜
序
办理流程责任人主要工作内容及要求备注
号
根据会议规模提早布置,会前最后一天例行检查。
◎场景(天幕、会标、鲜花、横幅、彩旗等);
◎领导座位安排(台上、台下,姓名牌摆放等);
◎出席领导落实;
◎会议材料准备是否齐全;
◎颁奖席、记者席安排(如需要);
◎灯光、音响、录音、多媒体;
◎饮料;
◎空调;
会务总指挥◎大会前一天下午确
14 会场布