文档介绍：第二章会展组织
 
[学习要点]
本章要求学生掌握组织的基本概念、组织的特点和模式,掌握各种组织模式之间的联系和差别,重点掌握会展组织管理的目的、手段,以及为大型展会设计和会展企业、会展场馆进行组织结构设计的基本方法。
 
第一节会展组织的基本内容
 
人类要生存、发展,就始终不能离开彼此间的相互协作。为了能有效的协作,人们必须了解各自的任务目标、责任与权限,由此也就形成了一个个具有确定的关系、共同的目标与任务的组织机构。会展也不例外,为了确保一个展会的成功举办,使会展组织具有效率,必须充分发挥会展组织中每一位成员的智慧与工作积极性,来完成组织目标。因此,科学规划组织是会展管理的一项基本职能。
一、组织的基本概念
(一)组织的含义
两个人以上的群体为了一个共同的目标而一起工作,彼此间形成了一定的正式关系,这样一群人所构成的实体即被称为组织。组织与一般团体是有区别的。首先,组织有一个共同的目标,组织成员是为了这个目标而聚集在一起的;其次,组织内部成员之间的关系是正式的、强制确定的。例如:场馆总经理与部门经理、部门经理与具体工作人员的关系是上下级关系,而非自然的,或者可有可无的。
组织又是管理的一项基本职能,即为了有效实现共同目标,合理地进行组织结构设计与职务设计,并配备人员,确定各自的职责与职权,以及组织内部成员之间的相互关系的过程。建立一个组织,其根本是为了能有效实现组织的目标,提高工作效率。著名管理学家孔茨认为:“建立组织结构的目的就是要建立起一种能使人们为实现组织目标而在一起最佳地工作,履行职责的正式体制。”现代管理理论的奠基人巴纳德认为,所谓组织是有意识调整两人或多人的行为或各种力量的系统。组织的本质涵义就是按照一定目的和程序所组成的一种权责角色结构。行为科学的奠基人梅奥认为,在正式组织的框架下,企业中的人是社会人,正式组织中存在着非正式组织,人的行为和人际关系影响组织效能和组织目标。
(二)组织结构的基本特点
组织结构就是一个组织的框架体系。它有以下三个基本特点:
是指组织内部结构的分化程度。随着劳动分工的扩大,组织纵向的等级数增多,组织单位的地理分布更广泛,人员与活动的协调、控制就困难,我们称之为组织结构复杂化。会展组织因会展的构成结构不同,往往等级也不相同。会展场馆一般实行三级管理;而大型综合展示活动的等级和多达4~6级。以大型综合展示活动中的组织结构为例,可分成组委会、管理委员会、各项目部、各专题部、各工作组和具体工作人员。
是指一个组织在多大程度上依靠规章制度来指导员工行为。大型展示是现代社会传达与交流信息的重要手段。随着参展规模的不断扩大,企业注入的商业信息也在成倍的增长,大型展示除可显示竞争实力外,其宣传效果往往令顾客难以忘怀。对展览设计者来说,大型展示是一个非同寻常的挑战。规章制度越是详细明确,组织结构越是显得正规。
是指组织的决策权在上层管理人员的集中程度。有的组织是高度集权的:决策权集中在最高层,在会展的组织过程中发现问题之后,由下至上请示,并由最高层管理者下达命令,由上而下服从。而有的组织将决策权下放——称之为分权。
在工业化社会的时代,市场环境相对稳定,组织为了实现规模经济效益,降低成本,纷纷以正规化、集权化为目标。但随着组织规模的不断发展,组织复杂化程度也越来越高。
信息社会的到来,使环境不稳定因素越来越多,竞争越来越激烈。会展组织者和管理者意识到传统的组织结构不适应现代环境的多变性。一个有效组织应当是能随着环境的变化而不断调整自己的结构,使之适应新的环境。根据这一认识,现代会展组织正不断朝着灵活性、有机性方向发展。组织更重视个人的发展,授权也正被越来越多的组织所采用。
(三)正式组织与非正式组织
为了实现一定的目标,有意形成的职务结构,称为正式组织。会展场馆、会展公司、大型综合展会组委会等都是正式组织。正式组织并非一成不变的。管理人员进行组织设计或组织变革,目的是要使未来的组织结构能提供这样一个环境,使员工们十分有效地为组织目标作出贡献,并从中获得满意。一般会展场馆的组织结构具有较强的稳定性,而大型综合展示活动组委会往往是临时抽调人员组成,具有不稳定性。
非正式组织是指在正式组织的运转过程中,由于组织成员中相互欣赏、相互喜爱而逐步加深了解,形成的独立于组织之外的小团体。这些成员往往由于经历、兴趣、爱好、观点一致而趋同。任何没有自觉的共同目的的共同个人活动,即使有助于共同的结果,也是非正式组织。
二、组织管理的内容
(一)组织工作内容
从组织工作的含义看,设计、建立并保持一种组织结构,是一个组织不可缺少的工作内容,也是主管人员的组织工作职能的内容。具体包括以下四个方面:
(1)根据组织目标设计和建立一