文档介绍：证照印鉴使用管理规定
第一章总则
第一条为加强酒管公司及各分管酒店各类证照印鉴的有效运用及管理,充分
发挥各类文化资源在备案、年审、项目招投标以及各类生产经营活动中
的重要作用,避免因资源管理不当而造成企业经济损失和形象缺失,加
快企业规范化管理进程,特制定本规定。
第二条此规定适用于 XX 酒管公司及各分管酒店。
第二章证照印鉴分类
第三条证照类:企业法人营业执照(正、副本)、税务登记证(国税及地税的
正、副本)、组织机构代码证、机动车登记证、社会保险登记证、劳动
保障年审登记证,特种行业经营许可证、银行开户许可证、餐饮服务许
可证、消防安全许可证等。
第四条印鉴类:企业法人印鉴、法人签章、行政专用章、合同专用章、业务专
用章及部门印鉴等。
第三章印鉴刻制、注销、补发、换发管理
第五条公司印鉴的刻制、注销、补发、换发均须报董事长审批。
第六条法人个人签章、行政专用章、财务专用章、合同专用章、业务专用章,
由集团行政办公室开具介绍信统一到指定的公安机关办理雕刻手续,印章
的形体、规格按国家有关规定执行,印章的注销、补发、换发手续也由集
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团行政办公室统一办理,并经广州市公安局备案。
第七条未经公司董事长批准,任何部门和个人不得擅自刻制本部门的印章。
第八条如需办理印鉴刻制、注销、补发、换发手续,须填写 OA 申请,具体操
作流程为:新建流程——行政办公——印鉴刻制、注销、补发、换发申
请流程,经董事长批准后由集团行政办公室统一办理相关手续。
第四章证照印鉴管理
第九条集团行政办公室资信物品管理权限:企业法人签章、企业公章、营业执
照副本、机动车登记证、银行开户许可证等由集团行政办公室造册登记
保管。
第十条股份(集团)财务部资信物品管理权限:财务专用章、企业法人印鉴由
股份(集团)财务部造册登记保管。
第十一条酒管公司及各分管酒店行政人事部管理权限:企业营业执照正本、税
务登记证正本(地税)、社会保险登记证、劳动保障年审登记证、餐饮
服务许可证、消防安全许可证由酒管公司行政人事部造册登记保管。
第十二条酒管公司及各分管酒店财务部管理权限:企业组织机构代码证、税务
登记证副本(地税)、税务登记证(国税)、行政专用章、合同专用章、
业务专用章及各部门印鉴。
第十三条员工各类资格、资质证书以及各类个人印鉴由行政人事部负责分别扫
描、复印和造册登记留存,原件由个人保管。
第五章证照印鉴使用
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第十四条酒管公司及各分管酒店因公使用公司各类证照和印章时,经办人必须
经 OA 申请用印流程或申请借阅流程。
第十五条申请使用公章具体操作流程:新建流程——行政办公——印鉴使用申
请流程。申请流程经总经理批准后方可前往集团行政办公室用印。
第十六条申请借用集团行政办公室保管的资信物品具体操作流程:新建流程—
—行政办公——档案借阅流程。申请流程经部门负责人批准后方可前往
集团行政办公室档案管理员处借用。
第十七条申请使用合同专用章、行政专用章及各部门印鉴的具体操作流程:新
建流程——酒店管理——印鉴使用申请流程(酒店)。经总经理批准后方
可前往行政人事部用印。
第十八条暂借行政人事部保管的各类证照原件须填写《借用申请表》( 见附件
一),部门负责人签名确认后经总经理签字后方可外借,申请表须明确注
明借用和归还时间,并在规定时间内归还。各类证照复印件必须在注明
用途,并标明复印无效。
第十九条酒管公司及各分管酒店的印鉴均不允许外借,如需外借必须提供政府
部门或者第三方机构盖有公章的有效证明或申请,外借时需填写《借用
申请表》,部门负责人签名确认后经总经理签字后方可外借,印鉴借用须
当天借用当天归还。
第二十条证照印鉴借用期限原则上为一天,如需延长期限须提供政府部门或者
第三方机构盖有公章的有效证明或申请,借用人只可将印章用于申请事
由,并对印章的使用后果承担一切经济及法律责任。
第二十一条股份(集团)财务部保管的财务专用章和法人印鉴只限于办理财务
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手续和签署经济合同时按照集团财务部印鉴管理规定使用,原则上不许
出借和在各种介绍信、证明信上用印。如因业务需要必须用印时,须填
写 OA 办理印鉴使用申请流程,经总经理批准后方可用印。
第二十二条因公司业务需要使用员工个人资质、资格证件或印鉴时,涉及到的
员工应及时向公司行政人事部提供,行政人事部须办理签收手续并按使