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金发科技股份有限公司公务卡管理办法
一、总则
第一条、为加强公司公务卡日常管理,减少日常现金支付结算。结合公司业务实际,特制定本办法。
第二条、本办法所称公务卡,是指由公司向发卡银行申领,针对不同的持卡人申请不同的信用额度,由持卡人用于日常公务支出,公司每月与银行核对各卡消费记录后统一向银行还款的一种银行信用卡.
第三条、公务卡以员工个人名义开立,员工个人作为持卡人并承担相应的法律责任。
第四条、公务卡为人民币和美元双币种信用卡,具有透支功能,不支持取现和存款功能。
二、公务卡日常管理
第五条、公务卡开立基本程序
公务卡的开卡对象主要针对营销业务人员和内部职能部门部长级以上人员(含).其他人员如需申请,需经总经理批准。申请人填写《金发科技股份有限公司公务卡开立申请表》(附件一),并经部门长和系统负责人签字后交财务现金出纳处,并在出纳处领取银行的《企业公务卡申请表》和公司《公务卡管理办法》.
申请人按照银行申请表格填写完毕相关信息后,连同个人身份证正反面复印件交还现金出纳。
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财务部资金组对申请人的相关资料进行确认并集中送开卡行办理。开卡行按规定程序审核申请人的资料并办理公务卡。
发卡行将根据申请人的资信状况决定是否为申请人制卡.
第六条、持卡人出现工作调动或离职时,应及时将公务卡原件退还财务部办理停用注销手续,并及时进行消费报账,结清余额。对于未及时结清部分,公司将从个人工资中直接扣除。
第七条、公务卡及密码由持卡人负责保管,并做好相应的安全措施。如有遗失、被盗刷等情况应及时向发卡银行进行挂失和补办处理,并通知财务部进行信息更新。对由此造成的经济损失按照持卡人与发卡银行的领用合约的相关规定处理,如果银行和其他方不承担损失,则由持卡人承担损失。
第八条、持卡人如需对公务卡额度进行调整,需填写《金发科技股份有限公司公务卡额度调整申请表》(附件二),并经部门长和系统负责人签字审批后交财务现金出纳办理。财务部也将随时监控持卡人的用卡情况.
三、公务卡的支付管理
第九条、公务卡仅限公务消费支出,严禁用于个人消费。如发现存在违规使用,将处以每笔500元罚款,并从当月工资扣除,计入公司层面奖罚.
第十条、公务卡原则上仅限于POS机刷卡消费,不建议网上消费。如因持卡人自行开通网上支付在网上消费产生的损失由个人承担.
第十一条、原用现金结算的公务经费支出,包括差旅费、招待费、办公费、咨询费、会议费、保险费及其他零星商品和服务购买支出等公务性支出。具备刷卡条件的并能开具发票的,要先用公务卡刷卡支付。
第十二条、刷卡消费时,公务卡不能离开持卡人视线,以防卡片信息泄露。同时为保障支付安全,持卡人必须开通消费短信提醒功能。一旦发生信用卡遗失、盗刷或其他消费异常时要第一时间拨打发卡行信用卡服务电话进行挂失止付并进行报警处理。
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第十三条、持卡人要严格遵守国家、发卡银行和公司关于信用卡使用管理的有关规定,规范使用公务卡。到正规、合法商户刷卡消费,严禁持卡人违规使用公务卡。对恶意透支、违规套现、拖欠还款等所产生的后果,由持卡人承担,同时公司将对持卡人处以2000元罚款.
四、公务卡财务报销管理
第十四条、使用公务卡消费产生的费用报销程序与公司现有财务管理制度和报销审批程序一致。
第十五条、持卡人直属主管领导对消费的真实性、合理性进行审核,财务部负责审核费用是否符合预算管理要求,票据是否合法、合规。
第十六条、公务卡账单日为每月1日,还款日为每月25日,持卡人应该于每月20日之前提交上月的公务卡报账单,逾期一个月未提交报账单者,财务部将冻结其公务卡,直至账户余额清理完毕.
第十七条、公务卡消费应与其他结算方式消费分开填单报账,并在费用报销单备注栏写明“公务卡报账”以示区分。一张费用报销单不允许出现公务卡和现金两种结算方式的消费票据。
第十八条、持卡人报账时,需一次性提交上月的公务卡报账单,在报账时,需将发票和刷卡小票按账单上的消费顺序一一对应的粘贴在费用报销单后,并同时附上纸质对账单,便于财务核对。对于报账附件不全者,财务部将不予报销并做退单处理,,视为未报账,财务部将冻结其公务卡。
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第十九条、财务部在每月信用卡还款日进行还款处理。持卡人如因额度不足、岗位变动或其他原因需要提前还款的,由持卡人填写请款单,经审批后交财务银行出纳进行提前还款处理。
第二十条、有下列情形之一的,所产生费用由持卡人个人承担,公司不予报销:
(一)使用公务卡用于个人消费的部分;
(二)提供的报销票据、消费交易凭条与对账单不符的;
(三)因持卡人个人原因,未能在公务卡免息期内申请报销,所造成的罚息和滞纳金等;
(四)因持卡人个人保管不慎或遗失等原因,导致公务卡被盗刷所形成的支出和损失;
(五)其他不符合公司财务管理规定的消费。
五、管理职责
第二十一条、财务部的管理职责
编制公务卡管理制度,组织公务卡知识与培训工作,审核申请人的申请材料,办理公务卡的开立、领取和注销工作。
监督持卡人的额度使用情况,督促持卡人及时报账。
审核持卡人的报账单据,费用及时入账,办理按时还款事宜。
协助持卡人办理公务卡遗失或到期的补换卡、额度调整和信息变更以及用卡过程中遇到的问题.
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第二十二条、公务卡持卡人的职责
公务卡实质上是个人在银行办理的贷记卡,涉及个人信誉资质高低,要本着诚实守信和对自己负责的态度,妥善保管使用好公务卡和密码,做好安全防护措施。因公务卡遗失、盗刷等引起的后果由本人承担。
合理消费,公务消费时要保留好个人签名的消费交易凭条和相应发票等原始凭证,并及时进行报账处理.
(三)公务卡及密码由个人保管,遇调动、辞职、退休等影响公务卡使用的情况,要主动通知财务部,及时退还公务卡原件,清理公务卡名的下债权债务。
(四)每月对账,对消费交易产生疑义,应按发卡行规定及时向发卡行提出交易查询。
(五)严禁持卡人违规使用公务卡、恶意支付或将非公务支出用于公务报销,由此产生的一切后果由本人负责。
(六)配合财务部做好公务卡的使用管理,用卡过程中出现异常及时通知财务部。
(七)遵守国家、发卡行及公司关于公务卡使用管理规定。
第二十三条、持卡人所在部门负责人职责
(一)审核本部门员工开卡申请,并对持卡人公务支出的真实性进行审批。
(二)督促本部门持卡人及时办理公务卡公务消费支出的财务报销手续。
六、附则
第二十四条、本办法由财务部负责解释、修订。
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第二十五条、本办法适用于金发科技及其下属子公司.
第二十六条、本办法自二○一六年一月一日起实行。
金发科技股份有限公司
二○一五年十一月二十五日
附件一、
金发科技股份有限公司公务卡开立申请表
申请人姓名
工号
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部门
职务
申请额度
联系电话
申请人声明:
《金发科技股份有限公司公务卡管理办法》及发卡银行的各项规则。由此引起的一切经济后果及法律责任由本人承担.
申请人签名:
年月日
申请人部门长
申请人系统负责人
总经理
注:营销系统人员申请经营销总经理审批即可。其他人员需经总经理审批。
附件二、
金发科技股份有限公司公务卡额度调整申请表
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申请人姓名
工号
部门
职务
卡号
身份证号
原额度
申请调整额度
调整期限
□临时/□永久
联系电话
申请人部门长
申请人系统负责人
总经理
注:1、额度临时调整有效期为60天;
2、营销系统人员申请经营销总经理审批即可。其他人员需经总经理审批。