文档介绍：xx机器专卖发展有限公司管理制度
文件编号:GD/YZ183002-2007
会计档案管理规定
编制:财务部
审核:陈杨
批准:陈小芬
发布日期:2007年4月10日实施日期:2007年4 月10日
标题:会计档案管理规定
版号:A
文件编号:GD/YZ183002-2007
修改标识:0
1 目的
为加强会计档案管理,根据《中华人民共和国会计法》和《中华人民共和国档案法》,制定本规定。
2 会计档案定义
会计档案是公司经济活动的历史记录和经济活动的综合反映,包括:会计凭证、会计账薄、会计报表、审计报告、验资报告、银行对账单、银行存款余额调节表、出纳现金日记账及银行存款日记账、纳税申报资料、查税报告、资产盘点报告及报表、内部审计报告及关键岗位人员(经理、会计、仓管、出纳)移交资料、财务会计制度及其他与经济活动、会计核算有关的资料,如:经济合同、公司章程、协议、财务数据统计资料、财务清查汇总资料、往来账对账确认资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等。存贮在磁性介质上的会计数据、程序文件及其他会计核算资料均应视同会计档案一并管理。
3 适用范围
本规定适用于广西玉柴机器专卖发展有限公司及下属分(子)公司(简称“子公司”)。
4 职责
专卖公司财务部、子公司财务机构(简称“财务部门”)应指定专人为会计档案管理员(可兼职),但出纳人员不得兼管会计档案保管工作,也不得由非财务人员或临时聘用人员兼任会计档案保管工作。
专卖公司财务部会计档案管理员
负责专卖公司会计档案资料的收集、整理、建档及管理,组织提供审计所需的会计资料,对保管期限已满的会计档案资料提出销毁意见。
子公司会计档案管理员
负责子公司会计档案资料的收集、整理、建档及管理,督促相关岗位人员及时打印、整理、装订会计档案资料;负责将速达财务软件所有资料备份一份报财务部;组织提供审计所需的会计资料,对保管期限已满的会计档案资料提出销毁意见。
5 会计档案的保管
,根据不同特点,分为永久和定期,保管期限从会计年度终了后的第一天算起。(详见附件一《会计档案保管期限》)
专卖财务部及子公司会计档案管理员应在年度结束后3个月内,对上一年度的会计档案资料进行整理、立卷、编号、建档,并编制打印《会计档案移交、保管清册》(附表一),交财务经理(子公司财务负责人)签字存档。
各相关岗位会计人员必须于月度结束后30天打印装订上个月的会计档案资料(账簿类可于年度结束后45天内打印装订),及时办理移交手续,交本单位会计档案管理员保管。
资产盘点报告及报表,应分别于离任交接盘点、中期盘点、年终盘点结束后30天内整理装订成册,交本单位会计档案管理员保管。
,主责会计应于收到总部下发的审计报告之日30天内整理装订成册,移交本单位会计档案管理员保管。
关键岗位移交资料(指无需出具内部审计报告的),主责会计应于交接双方办完交接手续后(以双方对移交资料签字确认为准)的30天内整理装订成册,移交本单位会计档案管理员保管;若属主责会计交接,应由接任会计负责整理装订归档。
会计档案必须用专柜加锁保管(档案量大的还应设专室保管),按年份分类摆放。