文档介绍：大型医药学术会标准操作规程
策划人:Carter
11/7/2018
目录
开展大型学术会的条件
1
大型学术会会前准备
2
大型学术会会中要求
3
会议议程
4
会后评估
5
会后跟进
6
一、开展大型学术会的条件
1、明确的会议主题
2、权威的主讲专家
二、大型学术会会前准备
1、总负责人确认会议主题、时间、地点、议程、规模、讲课专家、大会主席以及合作的学会(是否学会提供学分)等,确认费用分配原则及支付、核销方式。
2、总负责人分工,由专人分别落实以下项目
(1)会议资料
A、《会议资料汇编》收集:讲稿及相关会议资料,编辑整理成册。若有两位以上主讲专家,应提前沟通讲课内容,避免重复和冲突。
B、设计并制作:邀请函、主背景板、签到处背景板、横幅、展架、易拉宝、导
向牌、工作人员胸牌、水牌及会议资料封皮;《会议资料汇编》内容。
C、配合供给部、市场促进部确认印刷邀请函、《会议资料汇编》等。
D、配合市场促进部准备邀请函、会议所需企业品牌宣传物、产品品牌宣传品、
《会议资料汇编》、礼品、饮用水及资料袋、笔记本、笔等辅助物品(尤其需
注意确认运输到会场时间)。
E、会前1天将相关会议资料分装到资料袋中,并整齐堆放、点清数目。讲台电脑
中拷贝讲课幻灯片、公司宣传片、主题背景图片等。
(2)会场
A、会场选择在交通便利,著名的宾馆。会场大小与拟邀请听课人数匹配。了解
周围交通情况,以便通知参会人员时告知。
B、确认会场时间、地点、座位数、灯光、音响、投影仪及展示仪(展示仪根据
讲课专家要求与否准备)、投影幕布、无线话筒等。
C、会场布置:摆放主背景板、签到处背景板、横幅、展架、易拉宝,准备导向
牌、工作人员胸牌、水牌。讲台布置鲜花、电脑、激光笔等,连接好并试用
。分负责人还应注意会后各物料的收回,设备的归还等工作。
D、准备会场休息厅。
E、如果是视频会,需要确认会场网络设备是否满足要求(必须有备份网络)及
试运行。
F、如果会议中间有茶休,准备茶水、咖啡、点心、水果及桌布、座椅等。
(3)录像、照相相关人员及器材的准备。
(4)专家接待:按行程安排专家食、宿、行、游等招待事项。
(5)参会人员
A、确认参会公司领导名单,按行程安排食、宿、行等事项。提前沟通讲话内容。
B、确认参会学会领导名单,及其邀请、接送、接待及礼品(礼包)的准备。并
沟通讲话内容。
C、邀请讲课专家,确定大会主席,提前沟通会议流程及资料。
D、邀请各地参会专家:明确各位的食、宿、行等的费用,可由会务组预定酒店,
并明确告知是否自费。3-4次邀请(告知性邀请,正式送邀请函,会前2-3天
提醒,会前当天短信、电话确认)。
(6)服务人员岗位
A、引导参会专家人员
B、引导公司领导、学会领导、讲课专家人员
C、签到处工作人员
D、茶歇处、发放礼品、发放午餐等工作人员
E、休息厅工作人员
F、投影仪等设备协调人员(会前确认会议中使用的电脑上已准备好讲稿等)
(7)检查督导
A、总负责人、各分负责人以多次会前会形式进行
B、会前一天总负责人必须再次确认各项工作落实情况,并查看会场准备情况。
(8)预算:
以上各部分负责人做出所负责内容预算,由总负责人统一汇总整理后按流程申请。
三、大型学术会会中要求
1、会议当天总负责人再次会场检查投影仪等仪器、会议资料、会场布置及讲稿,确认礼品或学分发放方式及工作人员。
2、各岗位工作人员
A、着正装、带工作牌,各就各位、各司其职。
B、各组之间相互配合,共同做好工作。服务人员注重礼仪、热情服务、主动协
调,不得相互推诿、到处走动、打闹嬉笑、先行食用茶歇物品。
C、会议开始后关闭会场大门,会场留2-3人协调解决紧急事件,其余人员可到会
场外休息或者协助其它工作人员。在会场有空座位情况下,可到场内听课,但
要遵守会场纪律。
3、会议介绍人注意一定要宣布会场纪律,提醒参会专家会议进行中不走动、将手机调至震动状态。
4、准备安排3个以上有关公司产品的问题,并分配到人,在讨论环节无人提问时提出,问题要从临床、学术角度出发,不能太过商业化。
5、确保现场的录像、照相工作保质保量完成。
6、餐券、礼品券发放到参会医生手中,礼品在会后凭券发放。
1、会议开始前播放产品或公司宣传片。
2、会议开始,主持人介绍药政部门领导和学会专家、大会主席。
3、当地药政部门或者学会领导讲话。
4、主持人介绍大会主席主持学术会议。
5、大会主席介绍会议嘉宾及会议主题。
6、讲课专家(国家级、省级专家,当地专家的用药体会与讨论)分别发言、讨论。
7、大会主席总结。
8、公司领导致答谢词,会议结束。
四、会议议程