文档介绍：关于壳牌共享服务中心集中报销业务情况的报告

一、壳牌集中报销业务管理特色
1、通过发行公司信用卡,将公务消费及小额采购纳入集中报销范围。目前报销总额中公务消费占70%,小额采购占30%。通常纳入小额采购报销范围为风险低的采购事项,如办公用品、小型设备。公司信用卡除个人持有外,还有部门持有卡,即以部门名义发行的信用卡,用于部门小额采购等事项。
2、公司信用卡报销时,员工需将报销申请单、发票、银行卡签售单一并寄往档案中心存档。存档方式包括纸质单据存档和电子扫描文件存档。
3、壳牌公司信用卡额度主要设置为10000美元、30000美元、75000美元三个档次,为了避免持卡人因额度不足造成无法支付或根据需要频繁调整信用额度,壳牌将公司卡额度尽量设置在较高水平。
4、员工报销后,系统自动将员工全部消费信息、报销信息发送给主管领导,由其主管领导负责进行合规性审查。壳牌共享服务中心中合规性审查包括电子记录调阅和原始凭证抽查两类。电子记录调阅可以通过预设的筛选条件,从每日公司卡消费记录中筛选出可疑消费,并由复核人员进行进一步跟踪调查。原始凭证抽查比例较低,仅为3%。
5、壳牌不鼓励员工进行现金报销,并将现金报销总额比例控制在4%以内,现金报销上线为单笔20000美元。
6、壳牌集中报销系统与差旅预定系统、人力资源系统、资金系统、会计系统对接,并定期从花旗信用卡管理系统提取公司卡消费数据。系统对接是实现报销流程的自动化、标准化的重要保障,同时也是防范风险和减少人为操作错误的重要手段。
7、集中报销的平台设计尽量简洁、高效、人性化。如在报销申请环节,报销申请根据公司卡消费记录自动生成,员工只需打印并附上发票和银行签收单一并邮寄即可。报销申请单中公司卡消费信息不可更改,员工可以更改的部分仅限成本中心选择、消费信息备注、增加现金报销内容三个部分。
8、花旗银行信用卡返利基本可以用于弥补集中报销平台发生的日常运行费用,不能弥补的部分采取费用分摊的形式由各业务单元承担。
9、壳牌共享服务中心中负责集中报销的人员有60人,他们分别位于项目实施组(3人)、原始单据抽查组(6人)、电子记录调阅组(6人)、财务组(9人)、公司卡管理组(7人)、数据库管理组(2人)、客户服务与报销系统管理组(12人)、中心协调组(5人)、流程及信息组(3人)、花旗支持分析团队(1
人)。各工作组有明确的岗位职责和分工。
10、壳牌有较高的精细化管理水平,针对集中报销业务就有相关制度、文本50余个,覆盖集中报销操作规范、职责划分、流程、报销范围等内容。壳牌将业务操作流程制度化、规范化、标准化。
11、壳牌的集中报销培训采取面对面培训和远程在线培训两种。远程在线培训要求所有员工都要每2年接受一次培训,培训结束后要进行考试。在线培训提供幻灯片材料、制度规范、录像片、动画模拟演示等。录像片语言为英语,并配以荷兰语、德语、法语的字幕。同时,在网站中还有专栏就持卡人常见问题进行解答,常见问题分为7个大类,每类下面分为若干个小问题。
12、客户服务通过电子邮件的方式解决员工在公司卡使用、报销过程中遇到的问题,取消了电话热线咨询功能。主要是利用电子邮件,客服人员可以从问题中选择紧急程度高的优先解决,而电话热线无法区分紧急程度,容易造成资源利用效率低。
13、壳牌在集中报销的管理中引入对标机制,对比其他公司的集中报销业务效率、质量、人员、成本,不断提高自己的管理水平、效率与效益。
14、集中报销团队业绩的奋斗目标包括:延迟报销率控制在2%以内,现金报销比例控制在4%以内,业务处理量保持在850笔/人/月以上。从集中报销业务管理角度看,奋斗目标包括:降低欺诈风险和税务风险,扩大返利水平,提高支出透明度,提高合理避税,降低运行成本。
二、交流的具体内容
1、壳牌共享服务中心财务业务概述
⑴壳牌共享服务中心介绍
壳牌的第一家共享服务中心成立于1998年,目前共享中心达到6家,分别位于英国、菲律宾、波兰、印度、马来西亚以及南非。其中:格拉斯哥中心(536人)、克拉科夫中心(1512人)、钦奈中心(1412人)、吉隆坡中心(2138人)、马尼拉中心(2826人)、开普敦中心(343人)。
壳牌共享服务中心为壳牌旗下各业务单元提供标准化的服务,包括小额采购、资金支付审批、清欠、会计报告、全球差旅及费用报销、信用额度管理、贸易合同管理、人力资源管理、客户服务、物流配送、IT服务、审计、内控。
各个共享服务中心在职能划分上有所不同,如集中报销业务仅由格拉斯哥中心承担,为全球服务;会计报告、客服服务业务由各共享服务中心承担,为所管辖区域内业务单元服务。(具体情况可参考《国际石油公司研究报告精选》之第三部分)
⑵共享服务中心财务业务介绍
财务业务主要包括五类业务: