文档介绍：企业档案管理业务外包可行性研究
企业档案是企业有机活动整体的综合反映,是企业各种档案的总和。企业档案信息既是企业生存和发展的信息条件之一,也是国家档案信息资源的重要组成部分,它还是我国经济建设与发展的重要信息保障之一。为管理好企业档案,我国各级档案管理行政部门颁布制定了许多相关的管理条例与制度,不少企业也投入了大量的人力与物力。然而,企业档案管理的现状并不尽如人意,作为我国基层档案机构之一的企业档案室无论是在人力配备、硬件设施还是在管理水平上都存着不少问题。①私营企业档案工作存在意识淡薄、无人管理等现状。②究其原因,既有企业管理者档案意识淡薄等主观因素,也存在企业人力、物力、资金有限等客观因素,如何突破企业档案管理发展的瓶颈,走出一条符合企业发展的档案管理新路,是摆在企业档案工作者和企业档案管理研究者面前的新问题。
近年来,世界各国企业间普遍采取的一种新型的管理方式———业务外包(outsourcing),对企业档案管理也产生了巨大的影响。美国明尼苏达历史协会档案征集保管部主任詹姆士•福格蒂在《美国企业档案馆的发展和企业文件的管理》一文中介绍,美国虽然由于经济的迅速增长,许多大公司建立了档案部门,但在最近10年中,由于企业的兼并、裁员和业务外包,许多档案馆也被迫关闭了。③档案管理业务外包直接导致了企业档案部门的关闭,对企业档案管理而言是福?是祸?也许有人会说:导致企业档案部门关闭,即是削弱了档案部门的职能,当然是祸。然而事实却并非完全如此,大量事实表明,越来越多的国内外企业正逐步将档案管理进行外包,我国档案界也针对企业档案管理的业务外包(托管)进行了理论上的探讨。企业档案管理业务外包决不是一个孤立的现象,它是企业资源整合、提高核心竞争力、追求最大效益的必然趋势。
一、企业档案管理业务外包的必然性企业档案管理业务外包的必然性来自于其本身的优越性及其对企业发展带来的巨大效益:
,提高档案利用效率。企业档案管理业务外包即将企业有关档案管理业务外包给档案专业服务机构,决定是否外包的一个重要因素就是外包成本是否高于内制成本。接收企业档案管理外包业务的档案专业服务机构由于其服务内容的专一性和服务的规模化,决定了这些档案专业服务机构的服务成本远远低于企业单独进行档案管理业务的成本。同时,由于应用了专业化、高水平的管理技术与管理手段,外包后的企业档案利用效率也会大幅提高。
。业务外包是企业管理的一种创新管理理念与管理方法,它的一个重要目标就是集中企业内部资源,着力提高企业核心竞争力。目前,市场竞争日趋激烈,对企业的快速、健康和持续发展造成巨大压力,要求企业必须在各个环节上都不能出现任何差错,而企业由于在注意力分配上不可能面面俱到,也就不可能在每一方面都做到完美,他们需要更多专业性的组织在各个薄弱环节对其进行帮助。同样,企业也有需要档案中介机构能对其档案管理进行专业性帮助的需求。档案管理业务外包可以使企业从具有低附加值的日常的事务性档案管理业务中解放出来,能够更有效地运用其核心竞争力,把时间、精力和资源集中起来致力于具有高附加值的战略环节。
,降低企业管理风险。档案管理是一项技术性、专业性较强的工作,它需要一定的投入,这其中包括档案管理基础设施的投入、人员投入、技术投入及有关管理物资的投入。而在现实工作中,或是出于认识上的问题,或是出于经济上的原因,我国大多数企业,尤其是中小型企业和民营企业对档案管理的基础性投入明显不足。随着办公自动化程度和企业信息化程度的不断提高,电子文件和电子档案大量产生,这些数字化的文献对管理基础设施、管理技术和人员素质的要求比纸质文献的要求要高得多。尤其是在网络环境下,为确保电子文件信息的持续可读性,必须不断地对文件进行适时迁移,以适应新的计算机网络通讯技术,这些都需要大量的投入。这些投入对大多数企业来说,都是一笔相当大的开支。软件与设备的不断升级,使企业已购置设备和软件有逐渐被淘汰的风险。各企业在档案管理工作中的重复性投入对企业档案管理工作水平的提高并未起到决定性作用,反而增加了企业管理的成本与风险。企业将档案管理业务外包出去,既可以享受到高技术、高水准的档案管理服务,又可以减轻企业因在档案管理技术设施投入方面产生的风险。eson认为,业务外包可以使企业的科技投资效率提高20%,因为用户只需为自己在一定时间内真正用到的部分技术设备付费,结果是节省了庞大的固定成本投入。
、技术及其它资源。档案管理业务外包可以满足企业对档案专业管理人才的弹性要求,可以借助外部人力资源来满足企业不断变化的需要,节省用于人才招聘与培训的费用和时间,增加人力资源配置的灵活性。档案管理业务外包