文档介绍：Q/HS FTG· 01· 004-2010 1 企业管理标准编写规则 1 范围本标准规定了编写企业管理标准的基本要求、编排格式、结构要素及其编写规则。并给出了有关表述样式。 2 规范性引用文件下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件, 仅注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件,其最新版本(包括所有的修改单)适用于本文件。 GB/T -2009 标准化工作导则第1 部分: 标准的结构和编写( ISO/IEC Directives-Part 2: 2004 , Rules for the structure and drafting of Internatutional Standards , NEQ ) GB/ T 7714 文后参考文献著录规则( neq ISO 639 ) Q/HS FTG 01 003-2010 企业技术标准编写规则 Q/HS FTG· 01· 000 -2010 企业标准化工作管理办法 3 编排格式和要求 标准的条款应具有适用性和可操作性,并注意量化要求, 便于检查和考核。 标准的层次编号和条文编排应清楚、准确(参见附录 A 与附录 B )。 标准所规定的条款应简洁而无歧义,并注意与技术标准和工作标准协调配套,避免不同的人从不同的角度而产生不同的理解。 文字表达应有明确的针对性, 避免使用解释性语句和无实际意义的虚词, 如类似“根据有关规定”、“按照有关要求”等没有确切意义的语句和“坚决”、“可以”等强制性词汇及让步性词汇, 更不能用“大概、可能、也许……”等不确定词语来描述某一条款。 对管理事项的描述与要求应容易识别,让员工能一目了然掌握哪些条款是应遵守的,哪些条款是可选择的。使之在实施、检查与考核中区别对待。为此,表示严格程度的助动词宜按下列要求规范(以下仅表示在这几种可能性中推荐特别适合的一种, 不提及也不排除其他可能性, 或表示某项要求是首选的但未必是所要求的,或表示不赞成但并非禁止某种可能性): a) 表示很严格,非这样做不可的: 正面用词为“必须”,反面用词为“严禁”; b) 表示较严格,在一般情况下应这样做的:正面用词为“应”,反面用词为“不应”; c) 表示允许稍有选择, 但在条件许可时, 首先应这样做的: 正面用词为“宜”或“可”, 反面用词为“不宜”。注:这些助动词的使用仅限于管理标准和工作标准的编写。 术语、符号要统一。同一术语或符号应表达同一概念,同一概念应采用同一术语或符号。 既要符合企业实际,又要创造性地把先进的现代化管理思想、理论和方法纳入标准。 如果用图表提供信息更有利于标准的理解,则宜用图表而不用文字。 使用的量、单位及词头参见 Q/HS FTG· 01· 003-2010 中附录 A 的规定,应避免出现 Q/HS FTG· 01· 003-2010 中附录 C 的错误。 标准编写时所涉及到的部门应符合附录 E 的规定。 编排格式一般遵照 GB/T -2009 第9 章的规定。但下列情况除外: a) 按门类标准合订本出版的系列标准,宜参照附录 C 的格式统一编制目次。 b)用“ Microsoft Office Visio 2003 ”或“ Microsoft Visio 2007 ”等专业流程图绘图软件绘制流程图时(参见图 ~图 ),图中的字号和字体遵照表 1 的规定。 Q/HS FTG· 01· 004-2010 2 表1 流程图中的字号和字体文字内容示例字号和字体流程图名称图 的“制、修订标准工作流程”、图 的“ QHSE 体系内部评审流程”等 12 pt黑体跨职能流程图中职能带各部门(或人员)的名称图 中的“公司各部门、项目组”、“质量安全环境职业健康主管部门”、“公司分管领导/管理者代表”等 10 pt宋体所有框内外(包括起止框、输入输出框、判断框、进程框等)文字说明图 至图 中的所有起止框、输入输出框、判断框、进程框的文字。 8pt 宋体带箭头的流程线上的文字说明图 至图 中判断框流程线上的“是”与“否”等文字。 8pt 宋体控制点编号图 中的 a、b、c、d、e、f等字母。 8pt 宋体 4 管理标准的结构及其要素的编写 基本结构管理标准一般由以下三个部分组成: 封面目次 a) 概述部分名称前言引言范围规范性引用文件术语和定义 b) 正文部分管理职能管理程序管理内容及方法检查与考核规范性附录 c) 补充部分资料性附录参考文献标准的对象不同, 构成的要素也不同。一项标准不一定同时包括三个部分的所有要素; 它还可以包含三个部分之外的其他要素