文档介绍：㈠接订单
责任岗位:接单员
工作内容:获取并审阅客户订单
关键字:客户订单、正常接单、例外接单、订单作废
要求:
上游:客户(或通讯员) 起始点:客户下单
下游:录单员终结点:订单审阅完毕
启动条件:接单员接到客户下达的纸面形式的订单。
工作描述:接单员在第一时间获取客户下达的各种形式的订单,审核其有效性,然后完整移交给单证员。
1)拿到客户的纸面单据。
2)审核以下信息:单据数目、客户印鉴、订单号、下单日期、提货地点、送达地点、运作方式、货物数量(重量,体积)等。
3)将有效单据按客户归类,夹放整齐。
4)将单据传递给录单员。
异常处理:
1)若订单无效或信息缺损、字迹模糊,立即与客户沟通,解决问题。
2)将客户下达的额外运作指令(如自带装卸等)如实记录在订单上。
3)从接单员接订单到司机载货上路的过程中,客户有可能取消本次业务。此时,
订单失效。接单员必须将订单截留、整理,以便交还客户。若该订单已交由录单员录入我司系统,接单员必须要求验单员在系统里将该订单状态标识为“空程”,该订单的运作至此结束。
㈡订单录入
责任岗位:录单员
工作内容:录入订单信息
关键字:产品粗信息、产品明细信息
要求:及时准确
上游:接单员起始点:订单审阅完毕
下游:验单员终结点:订单信息录入完毕
启动条件:录单员接到接单员移交的已审核的有效单据(客户订单)。
工作描述:
1)将客户订单上的必要信息录入我司信息系统,并将录入完毕的订单完整移交给验单员。订单上涉及产品信息的录入由两个部分组成,分别为录入产品粗信息(名称,总件、吨、方等)和录入产品明细信息(型号、代码等)。正常的工作条件下,录单员必须将以上两个步骤完成。
2)若客户订单上缺少货物的汇总信息,同时我司系统亦无法根据货物明细自动计算出结果(系统里缺少该产品信息),则录单员必须将汇总信息正确手工计算出来,录入我司系统里。
3)同一客户的当天下单,在录入完成后一次性地将纸面定单移交下一环节(下游)。
异常处理:
1)若发现客户订单不符合录入的要求,立即将单据交还给接单员确认。
2)在客户订单数量多,时间紧的情况下,录单员要保确保单录入的及时性。为此,可先在“产品粗信息”界面里将粗信息录入系统,以便及时将订单移交验单员审核。而产品明细信息可以在事后(订单调度完毕之后等待司机或业务员来取单的时间;订单运作完毕回到我司的时候)录入。
㈢订单审核
责任岗位:验单员
工作内容:验证客户订单信息
关键字:审核、订单作废
要求:
上游:录单员起始点:订单信息录入完毕
下游:调度员终结点:订单信息审核完毕
启动条件:验单员接到录单员移交的单据(客户订单),同时我司信息系统里有未审核订单信息显示。
工作描述:验单员将信息系统里的未审核订单信息与客户订单做验证,确保无误之后,在系统里将信息提交,并将单据完整移交调度员。
异常处理:
1)若发现系统里的信息与客户订单上的信息不符,按订单实际情况修改系统里的信息。
2)若客户订单上缺少货物的汇总信息,则我司系统里的该信息是由录单员计算得出。此时验单员须将汇总信息核对。
3)审核完毕后,若发现录入错误,将错误信息(录单错误率)反馈给录单员。
4)在一定的条件下,调度员或接单员会发出