文档介绍：会前准备(书面会务通知)
会议的时间、地点、集合、接送办法(附车站、机场附近交通办法),会务组负责人。
会议主要议题;地点、时间安排;参会要求(着装、会场纪律)。
证件准备:身份证/护照,机票,车票。
会务酒店服务内容及注意事项介绍:会务接待联系人、会务酒店位置、工作电话;餐宿安排概况;客房内酒水洗衣消费办法;国际、国内长途接打方法及资费,贵重物品存放;酒店附属设施使用办法等等注意事项。
行李准备:
手机,相机,旅行充电器,刮胡刀。
换洗衣物,化妆品,防晒,墨镜,正装,毛巾,牙膏牙刷,拖鞋。
个人必备药品。
零用金。
会务用演示/汇报资料和软件和硬件设备。
会议住宿及餐饮的特殊要求:如民族饮食差异、调单人间等等。
如需约定返程票务,特殊说明。
前期工作人员工作
会务组会议用品采买准备:
制作接待台用易拉宝、会场各处的指示牌和标识。
会议用纸笔、资料袋。
矿泉水、鲜花、杯具壶具、茶餐(小餐点)、饮品(茶叶、咖啡)、纸巾。
笔记本电脑,便携式打印机(纸),摄录设备,演出用多媒体资料。
会议用礼品。
会议酒店入住签到表;会场签到表;参会人员胸牌、文件袋(如需要)。
签字笔、各色标记笔、剪刀、手电、不干胶纸、别针、胶水等。
餐券、会务用桌牌、VIP名牌。
会场用条幅、背板(详细尺寸)。
音响,麦克风、投影仪及连线、接口设备。
会场平面图。
参会通知书发放及回函。
会务组联系用对讲机、充电器。
定制通知发布信息用短信平台。
应急常用药品;针线;常用五金工具。
会务组会前会:
讨论会务计划书:确认会议流程、人数、集散方法、交通安排、报到登记、入住、票务预订、会议起始时间段、会议室地点、餐食时间地点菜品安排、各分会议衔接程序、茶歇数量、以及可能的变更内容。
会务组/服务商人员数量、分工分组名单、识别联系办法。
会务组内书面确定和会务酒店/服务商对接的调度交通车辆、前台、餐饮、客房、会场设备、
销售部门的各项工作负责人和计划、联系办法。(注意:回民餐的安排)
确认会务用品准备结果,发生特殊费用的批准人员、权限和签单办法。
参会通知书发放及回函结果,确定参会人数、批次、到达时间,编写分房名单。
与会务酒店/服务商确定和前台、餐饮、客房、销售部门的工作对接负责人。
设备连接、转换插头及会场电源布设情况。
会务人员集合时间地点再确认。
自由提问回答;应急状况设置和预案讨论。
编号、分发通讯设备。
会场实地验收考察,参照会务计划,模拟会务流程,记录情况。
预定返程票务。
会务现场准备期间工作
1、确认会场前台接待、餐厅、客房、综合设施(设备)的面积、位置、指示牌摆放,洗手间位置指引,鲜花绿植摆放。
2、协调与酒店各部门(停车场、大堂门迎行李、餐饮部、商务部、会议部、客房部、销售部)负责人了解该部门服务人员数量、业务能力;讲解对会务团组的服务注意事项和要求,留存联系办法。餐券形式使用办法和菜单得到酒店餐厅的确认,了解酒水服务办法和及时供应菜品的能力。(注意:回民餐的安排)
3、确认商务中心工作情况,应急能力;主要会场背景布置、桌位(名牌)摆放;饮品、茶歇的安排位置;调试灯光、多媒体影像音响的效果;了解设备连接转换的方法。确认会场设备工程师的服务时间、服务内容和联系办法。
4、索取