文档介绍：新闻发布会流程
一、流程说明
(一)定义
泛指通过媒体集中发布某消息而于固定时间固定地点举办的活动
(二)主要目的
通过对新闻事件的报道和炒作,扩大品牌知名度,创造咨询量,扩大招生
(三)打开条件
中心有重大活动,需要进行新闻报道和炒作时。
(四)其它说明
1、常见的媒体发布会有:中心启动仪式、周年庆祝活动、主题活动、合作签约等新闻发布会
2、活动的举办地点视活动的规格而定,常见地包括酒店会议厅、高校或政府部门会议中心、交流中心等;
3、媒体发布会的举办根据需要而定,一般每年1~2次为宜。
二、主流程
序号
步骤
时间规范
责任人
执行人
分流程
起始时间
用时(天)
1
成立会务组,制定计划、前期预热与日程准备
发布会前20天
半天
校长、市场经理或市场专员
校长
组建会务组,校长任组长,属下成员不少于5人,建议成员由市场人员1名、咨询师1名、咨询助理1名、网管1名、教质人员1名组成
校长
明确目的、主题、时间
校长、市场经理
费用预算
市场专员
制定前期推广计划(报纸、网络等)
投放计划执行前2天
1-2天
市场专员
市场专员
媒体投放资料准备(广告、文稿、网页)
发布会前15天,至少8天
2周/1周
执行前期推广计划(报纸、网络等)
发布会前7天
1小时
校长
校长、市场专员或公关公司)
明确到会人员:政府、人才、信息产业、教育;学校、企业;青鸟领导;媒体
半天
会务人员1
初步预约嘉宾
发布会前5天
1小时
市场经理或市场专员
确定具体日程
2
筹备
发布会前5天
半天
市场经理
会务人员2
联系场地,含音响准备、音乐/影像资料准备、茶水联络(购买)
2-3小时
会务人员1
确认参会人员
半天-1天
会务人员1
请柬准备、派送
发布会前2天
2-3小时
会务人员3
中心宣传资料准备
半天-1天
会务人员3
新闻通稿、领导讲话稿、发布会后半程记者提问及答案(QA)的准备
2-3小时
会务人员4
礼品准备:嘉宾礼品;记者车马费、礼品,记者礼品一项可选择
1-2小时
会务人员1
拍照、摄像人员联络确定
会务人员1
主持人(或翻译)确定、沟通
发布会前2天
半天
会务人员2
布展物料准备,包括海报、易拉宝、背板、横幅、指示欢迎水牌,飘空汽球、拱形门,后两项可选择
发布会前1天
2-3小时
全体会务人员
资料和礼品装袋
半小时
会务人员1
礼仪小姐的确定
2-3小时
会务人员4
布展物料准备,包括签到台、签到本/签到单、签字笔、桌签
发布会前半天
半天
校长
全体会务人员
布展物料准备,包括鲜花、花篮、嘉宾胸花
校长、市场专员
内部接待人员确定,接待人员、礼仪小姐培训
有关嘉宾和礼仪小姐
揭牌或剪彩等重要环节彩排
3
现场实施
发布会前半天
3-4小时
市场经理
全体会务人员
内部环境布展
发布会前1-2小时
40分钟-1小时
校长、市场经理
全体会务人员
外围环境布展
与发布会等时
全体人员
遵照会议日程执行
市场经理或市场专员
指派1-2名机动人员,进行调度,全场监督
4
分析总结,后续推广
发布会后1