文档介绍：培训内容
文件管理
5S是什么
如何做好5S
第一部分
文件管理
文件管理
记录
阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件
记录可用于为可追溯性提供文件，并提供验证、预防措施和纠正措施的证据。
通常记录不需要控制━即寻找时间为零
目的
工作场所一目了然
消除找寻物品的时间
井井有条的工作秩序
确定物品放置场所
物品分类摆放
进行标识
定位、标识方法
*连接线标识
影绘表示（形迹管理）
问题点
怎么办？
问题点
怎么办？
？
如何整顿你的文件柜
提问
[管理责任者]
管理此架责任者姓名
[架子表示标签]
表示架子种类的标签
[柜子内表示标签]
用此标签表示下段
的内容
文件柜如何整顿？
要领
彻底整理，
只留下需要的物品
合理利用空间，100%定位放置
要领
根据
种类、空间、区域、防护
规定摆放方法
要领
利用各种颜色、数据等进行标识
问题点在哪里？
问题点在哪里？
清扫
含义
经常清扫保持清洁，将各个角落的脏物清理掉
目的
保持良好的工作情绪
稳定品质
达到零故障、零损耗
如何清扫？
①看不见的地方，也要彻底打扫干净。
②经常打扫，使环境尽量不产生灰尘、污秽。
彻底清扫
电源插座
电脑侧面
主机座
要领
自己动手，不依赖外人(所有部门、人员都一起执行)
清扫责任分区
A1 区(张)
B1区(赵)
C1区(王)
C2区(沈)
C3区 (李)
A2区(胡)
E1区(贾)
D1区(霍)
要领
清洁
含义
将整理、整顿、清扫进行到底，并且标准化、制度化。
目的
成功惯例和制度
是标准化的基础
企业文化开始形成
整洁的办公桌
如何保持？
连续不断的进行整理、整顿、清扫活动
要领
花时间改掉坏****惯及眼不见为净的态度
要领
要领
每天保持5S评价的心情，不断改善办公5S
素养
含义
对于规定了的事情，大家都按要求去执行，并养成一种****惯。
目的
让员工遵守规章制度
培养良好素质****惯的人才
铸造团队精神
问候、礼貌语
您好!
早上好!
下午好!
大家好!
语言
着装
离位时
要点：
1.
2.
3.
4.
☆持续推动4S活动直至****惯化 ☆严格遵守公司的规章制度
☆不断地培养责任感、改变意识 ☆充满热情的开始每一天的工作
要领
要主动整理、整顿传真？
传真是客户传递过来的信息，对公司和我们的工作都是非常重要的。
不管是不是发给我的传真，我都应该认真对待。
主动把我认识的人的传真送过去，以便同事可以及时得到客户的宝贵信息。
打印前，我们应该做什么？
确认打印机是否正常工作。
①小故障请按照提示排除。
②无法解决时，请及时与管理员联系。
确认打印纸。
①及时更换所需的纸型，以免产生作废文件。
②发现作废的包装时，请及时丢到纸篓内。
③发现纸张快用完时，请及时领取。
如何维持
整理
整顿
清扫
办公室中
小组讨论
办公室5S活动
早上5S
1、检查你的着装状况和清洁度
2、检查是否有物品掉在地上，将掉在地上的物品都捡起来
3、整理和彻底清洁桌面
4、检查存放文件的位置，将文件放回他们应该放置的地方
5、扔掉不需要的物品，包括抽屉内的私人物品
6、检查文件柜、书架等，将放得不恰当的物品改正过来
办公室5S活动
下班前5S
1、实施早上5S活动的所有内容
2、用抹布擦干净电脑、传真机及其他办公设备
3、固定可能脱落的标签
4、清洁地面
5、倾倒垃圾篓内的垃圾
6、检查电源开关、门窗、空调等是否已关上。
文件的 5S
整理
把文件区分为必要(有效)和不要(过期无效)的
无效和不需要的文件及时回收或销毁
整顿
清扫
清洁
素养
将文件分门别类保存
制作目录索引，便于查找
防潮、防尘、防虫
定期修补维护
专人管理、责任分明
文件管理制度、程序
使用完后及时归位
爱护文件，节省用纸
按规定要求制定发行文件资料
小测试
整理是把________物品与________物品区分开来，并处理________物品。
整顿是将______物品，摆放成__________的状态。━即寻找时间